Dlaczego to jest ważne
W JAAQOB Holding pracujemy zdalnie, w różnych projektach, często z wieloma osobami jednocześnie. Teamwork.com to nasze centralne miejsce zarządzania zadaniami, terminami, priorytetami i odpowiedzialnością.
Bez jasnych zasad korzystania z tego narzędzia zadania giną, terminy się rozmywają, a ludzie nie wiedzą, czym powinni się zająć. To nie kwestia narzędzia - to kwestia dyscypliny operacyjnej, która pozwala nam działać sprawnie jako rozproszony zespół.
Zasada numer zero
Teamwork to nasze główne miejsce koordynacji pracy. Jeśli czegoś nie ma w Teamwork, to reszta zespołu o tym nie wie. Dlatego warto traktować go jako podstawowe narzędzie planowania i komunikacji projektowej.
Twoja droga - od logowania po zamknięcie taska
Poniżej znajdziesz ścieżkę, którą warto przejść od samego początku pracy w Teamwork. Potraktuj ją jako mapę - od pierwszego zalogowania, przez codzienną pracę, aż po zamknięcie zadania.
Zaloguj się i skonfiguruj powiadomienia
Po pierwszym logowaniu ustaw powiadomienia - co najmniej o nowych przypisaniach tasków i komentarzach z @mention. Zainstaluj też aplikację mobilną (iOS/Android), żeby mieć dostęp poza komputerem.
Poznaj swoje projekty
Przejrzyj projekty, do których masz dostęp. Zwróć uwagę na tagi projektowe (Prace wewnętrzne, Prace komercyjne, Prace barterowe) - one od razu mówią Ci, z jakim typem projektu masz do czynienia.
Sprawdź "My Work"
To Twój główny widok - pokazuje wszystkie taski przypisane do Ciebie ze wszystkich projektów. Zacznij każdy dzień właśnie tutaj. Posortuj po due date i priorytecie.
Otwórz task i zacznij od timera
Kiedy zabierasz się za zadanie - od razu kliknij "Start time". Następnie zapoznaj się z opisem, linkami i wytycznymi. Timer biegnie w tle i rejestruje Twój czas pracy.
Pracuj, aktualizuj, komunikuj
W trakcie pracy aktualizuj progress (%), dodawaj komentarze jeśli potrzebujesz czegoś od kogoś (@mention). Jeśli musisz przerwać i przejść do innego taska - zatrzymaj timer (stop), nie zostawiaj go w pauzie.
Zakończ i zamknij (lub przekaż)
Kiedy task jest gotowy - zatrzymaj timer, dodaj krótki opis w logu czasu, oznacz task jako "Complete" lub przepisz go do osoby, która ma go zweryfikować/zatwierdzić. Dodaj odpowiedni tag (np. "Weryfikacja" lub "Zatwierdzanie").
Zanim uznasz task za poprawnie utworzony lub przekazany, sprawdź: czy ma assignee, due date, priorytet, estimated time, opis z linkami/wytycznymi i ewentualnie odpowiedni tag. Jeśli przekazujesz dalej - dodaj komentarz z kontekstem.
Kluczowa zasada: Assignee + Due Date
Dopóki task nie ma osoby i terminu - nie ruszy
Dopóki taska komuś nie przypiszemy (Assignee) i nie ustawimy właściwej daty realizacji (Due Date), to najprawdopodobniej nikt się nim nie zajmie. Task bez osoby odpowiedzialnej i bez terminu nie pojawia się nikomu w widoku "My Work" - po prostu jest niewidoczny w codziennym workflow.
Tak robimy
- Każdy task ma przypisaną konkretną osobę
- Każdy task ma ustawioną realną due date
- Jeśli zmienia się osoba odpowiedzialna - od razu reassign
- Jeśli zmienia się termin - aktualizujemy due date
Tak nie robimy
- Tworzenie taska "na potem" bez assignee
- Zostawianie taska bez due date "bo nie pilne"
- Przypisywanie do "Anyone" i liczenie, że ktoś się zgłosi
- Ignorowanie powiadomień o nowych taskach
System priorytetów
Teamwork używa kolorowych flag przy taskach, żeby od razu było widać, co jest pilne. W JAAQOB stosujemy je w następujący sposób:
Priorytet nie zastępuje due date. Task może mieć priorytet HIGH i due date na dzisiaj. Może też mieć priorytet LOW i due date za tydzień. Oba muszą być ustawione - działają razem.
Opis taska - Twoje centrum informacji
Opis taska to pierwsze miejsce, do którego zagląda osoba, która ma go wykonać. Jeśli opis jest pusty albo nieczytelny - tracisz czas na dopytywanie, szukanie linków i zgadywanie intencji.
Aktualne linki
Wrzucaj bezpośrednio do opisu linki do dokumentów, plików, stron, makiet - wszystkiego, co jest potrzebne do realizacji. Nie zostawiaj linków tylko w komentarzach, bo giną w wątku.
Krótki kontekst
Napisz w 2-3 zdaniach, o co chodzi - co to za zadanie, dlaczego je robimy, czego oczekujemy. Nie pisz esejów - pisz konkrety.
Wytyczne i wymagania
Jeśli są specyficzne wytyczne (format, rozmiar, styl, technologia) - wpisz je od razu. Lepiej napisać za dużo niż za mało.
Aktualizuj, nie dopisuj
Kiedy pojawia się nowy link lub zmienia się wytyczna - zaktualizuj opis, a nie dopisuj kolejny komentarz. Opis to zawsze aktualna wersja informacji.
Wytyczne: Format 1920x1080px, styl zgodny z Brand Compliance PRO. Używamy nowego layoutu z marca 2026.
Pliki źródłowe i linki:
- Tekst case study: Google Docs - CS Tesco v2 (AKTUALNY)
- Zdjęcia klienta: Google Drive - Tesco foto
- Brandbook JAAQOB: Drive - Brandbook 2026
- Przykładowy layout: Figma - CS template
Staramy się wrzucać bieżące linki do opisu taska, żeby nikt nie musiał przeszukiwać komentarzy w poszukiwaniu aktualnej wersji dokumentu. Jeśli link się zmienił - zaktualizuj go w opisie i zostaw krótki komentarz "Zaktualizowałam link do najnowszej wersji".
Jak odpiąć się z taska i jak go przekazać
Zmiana osoby odpowiedzialnej za task to codzienność - ktoś kończy swoją część, ktoś inny przejmuje. Kluczowe jest, żeby zrobić to świadomie, a nie zostawić task w zawieszeniu.
Przekazanie taska innej osobie (Reassign)
Otwórz task
Kliknij na task, żeby otworzyć jego szczegóły.
Zmień assignee
Kliknij na avatar / imię w polu "Assignee". Wyszukaj i wybierz nową osobę odpowiedzialną.
Sprawdź due date
Upewnij się, że due date jest aktualna. Jeśli termin się zmienił w związku z przekazaniem - dostosuj go.
Dodaj komentarz z kontekstem
Napisz, na jakim etapie jesteś i co zostało do zrobienia, np.: "Przekazuję do Ciebie - moja część gotowa, potrzebujesz jeszcze zrobić XYZ." Samo przepisanie taska bez komentarza jest jak wrzucenie komuś paczki bez listu przewozowego.
Odpinanie się z taska przypisanego do wielu osób
Jeśli task jest przypisany do kilku osób, po zapoznaniu się z nim i zalogowaniu swojego czasu możesz się z niego "odpiąć", ale go nie zamykaj. Robimy to tak:
Na widoku listy - skrót klawiszowy
Najedź na task (hover) i naciśnij klawisz "-" (minus). To odpina Cię z taska bez zamykania go. Pozostali assignees nadal go widzą.
Lub ręcznie - w szczegółach taska
Otwórz task, kliknij na swoje imię w polu "Assignee" i usuń siebie z listy przypisanych osób (kliknij "x" przy swoim imieniu).
Nigdy nie odczepiaj się z taska bez przypisania kogoś innego (chyba że task ma wielu assignees i pozostali nadal na nim są). Task bez assignee to task w próżni - nikt się nim nie zajmie.
Subtaski zamiast wielu assignees
W JAAQOB preferujemy jasną odpowiedzialność - jeden task, jedna osoba odpowiedzialna. Jeśli zadanie wymaga pracy kilku osób, rozważ podzielenie go na subtaski z osobnymi assignees i due dates. Każdy subtask może mieć własnego assignee, priorytet i estimated time. To łatwiejsze do kontrolowania i nie rozmywa odpowiedzialności.
Logowanie czasu - krok po kroku
Logowanie czasu to jeden z najważniejszych procesów w JAAQOB. Dzięki niemu wiemy, ile czasu zajmują poszczególne zadania, możemy rozliczać klientów i lepiej planować przyszłe projekty.
Proces logowania czasu
Otwórz task i kliknij "Start time"
Zanim zaczniesz cokolwiek robić - od razu uruchom timer. Następnie zapoznaj się z taskiem i działaj. Timer biegnie w tle.
Przełączanie między taskami
Jeśli musisz przerwać, żeby zająć się czymś innym (np. ktoś prosi Cię o pomoc):
- Zatrzymaj (stop) timer pierwszego zadania całkowicie.
- Uruchom (start) timer zadania, nad którym teraz pracujesz.
- Po powrocie do pierwszego zadania ponownie uruchom jego timer.
Nie zostawiaj timera w pauzie i nie uruchamiaj nowego obok - to powoduje nachodzenie się zapisów i błędy w raportowaniu.
Dodaj opis w logu czasu
Po zakończeniu fragmentu pracy dodaj krótki, zrozumiały opis w polu logu. Nie chodzi o długie elaboraty, ale o tyle informacji, żeby po 3-6 miesiącach można było stwierdzić, co dokładnie było robione.
Przykłady dobrych opisów:
"Edycja landing page - grafiki i teksty, wdrożenie poprawek od klienta"
"Przygotowanie briefu - zebranie wymagań od klienta, 30 min rozmowy"
Oznacz billable / non-billable
Jeśli to konieczne, oznacz log jako non-billable i dopisz krótki powód. Więcej o tym w sekcji o tagach na logach poniżej.
Sprawdź na koniec dnia
Przed zakończeniem pracy sprawdź, czy wszystkie Twoje logi mają opis i poprawne tagi (billable / non-billable). Menedżer lub klient muszą mieć możliwość szybkiego sprawdzenia notatek w logach.
Przerwy i rozliczanie czasu
Na każdą godzinę pracy przysługuje orientacyjnie ok. 5 minut przerwy - wpisujemy to w logu dla tasków klienckich. Dla dłuższych zmian: na każde 6 godzin przypada 15 minut przerwy, które odnotowujemy w projekcie (w zależności od typu projektu: projekt klienta, projekt działowy itp.).
Przerwy płatne i bezpłatne traktujemy zgodnie z zasadami rozliczania czasu - pamiętaj, żeby odpowiednio je zaznaczyć przy logowaniu.
Billable vs. non-billable
Billable (płatne)
- Praca wykonana w ramach kontraktu z klientem
- Czas, za który klient płaci zgodnie z umową
- Domyślny typ logowania w projektach komercyjnych
Non-billable (bezpłatne)
- Wszystkie wewnętrzne aktywności JAAQOB (automatycznie)
- Reklamacje, korekty wewnętrzne w projekcie klienta
- Niedoszacowania lub inwestycje - zawsze z notatką i powodem
Jeśli masz wątpliwość, czy dany czas powinien być billable - oznacz go i skonsultuj z menedżerem. Lepiej dodać krótki komentarz wyjaśniający niż zostawić bez oznaczenia.
Estimated time - szacowanie czasu
Estimated Time to pole, w którym wpisujesz, ile czasu według Ciebie zajmie realizacja taska. To nie jest zobowiązanie co do minuty - to szacunek, który pomaga planować obciążenie zespołu.
W Teamwork estimated time jest widoczny w Workload Planner, więc menedżerowie mogą zobaczyć, kto ma ile pracy i czy ktoś nie jest przeciążony.
Jak szacować dobrze
- Szacuj realistycznie - nie optymistycznie
- Uwzględnij czas na poprawki i komunikację
- Jeśli nie wiesz - wpisz najlepsze przypuszczenie i dodaj komentarz
- Aktualizuj szacunek, jeśli zakres się zmienił
Czego unikać
- Zostawiania pola pustego "bo nie wiem"
- Wpisywania 0.5h na 4-godzinny task
- Ignorowania tego pola całkowicie
- Traktowania estimated time jako deadline
Estimated time = ile według Ciebie to powinno zająć (ustawiasz na początku).
Logged time = ile faktycznie zajęło (logujesz po wykonaniu lub w trakcie). Porównanie obu wartości pozwala nam lepiej planować przyszłe projekty.
System tagów w JAAQOB
W Teamwork używamy tagów, żeby szybko klasyfikować projekty, taski i logi czasu. Każdy rodzaj tagu ma swoje miejsce - nie mieszamy ich. Poniżej znajdziesz szczegółowe opisy każdego tagu i zasad jego użycia.
Tagi projektowe
Tych tagów używamy tylko przy projektach. Nie przypisujemy ich do tasków ani do logów czasowych. Przy projektach nie używamy również tagów innych rodzajów.
Tagi taskowe
Tych tagów używamy tylko przy taskach. Nie używamy ich przy projektach ani przy logach czasowych. Poniżej opis każdego tagu, co oznacza, kto go ustawia i kiedy go zdejmujemy.
Weryfikacja = wymaga merytorycznej pracy (ponad 15 minut) - np. sprawdzenie koncepcji, dorzucenie pomysłów, ocena jakości.
Zatwierdzanie = szybka akceptacja (poniżej 15 minut) - np. "OK, wygląda dobrze, można wysłać klientowi".
Tagi na logach czasu
Te tagi pojawiają się tylko na logach czasu w projektach komercyjnych, które zostały wykonane bezpłatnie. Każdy z nich wymaga dopisania notatki z wyjaśnieniem.
Tagi monitorujące
Z tych tagów korzystamy w generowaniu raportów i logów czasowych, gdy chcemy sprawdzić, ile dana osoba, grupa osób lub dział spędziły na wykonywaniu konkretnych działań. Nie dodajemy ich, ani nie dopisujemy nigdzie - one są już ustawione na sztywno. Aby prawidłowo wyświetlić zadania z danym tagiem, należy w filtrach w dropdownie wybrać opcję "Time logged on tasks with these tags".
Zakładki projektu - Messages, Links, Files
Każdy projekt w Teamwork ma kilka kluczowych zakładek oprócz tasków. Służą do porządkowania komunikacji, zasobów i plików. Oto jak z nich korzystamy:
Messages
Zakładka Messages to miejsce, w którym tworzymy wątki dyskusyjne dotyczące konkretnych tematów w ramach projektu. Zamiast prowadzić rozmowy na Slacku (gdzie giną po kilku dniach), warto założyć Message na temat:
- Budżetu projektu - ustalenia finansowe, zmiany w budżecie
- Flow projektu - etapy, kamienie milowe, timeline
- Konkretnego produktu lub usługi - dyskusje merytoryczne
- Ustaleń z klientem - podsumowania spotkań, decyzje
Dzięki temu dyskusje są uporządkowane, łatwe do odnalezienia i mniej więcej wszystko zostaje w jednym miejscu - w kontekście projektu, a nie rozsypane po Slacku i mailach.
Links
Zakładka Links to miejsce, w którym trzymamy linki do zasobów zewnętrznych powiązanych z projektem. Najczęściej znajdziesz tam:
- Link do folderu klienta na Google Drive - główne źródło plików
- Link do makiet (Figma, Adobe XD)
- Link do strony klienta, panelu CMS, analytics
- Inne zasoby - Miro, Fireflies, nagrania spotkań
Staramy się utrzymywać linki w porządku i w odpowiednich kategoriach. Zasada jest prosta: jeśli plik jest na Google Drive, to nie wrzucamy go bezpośrednio do Teamwork - tworzymy folder klienta na Google Drive i wrzucamy do zakładki Links link do tego folderu.
Files
Zakładka Files to miejsce na pliki, które niekoniecznie trafiają na Google Drive - np. szybkie materiały robocze, tymczasowe pliki, załączniki do tasków.
Zasada rozgraniczenia:
- Jeśli plik jest oficjalny i długoterminowy (oferta, brandbook, case study) - idzie na Google Drive, a w Teamwork wrzucamy link w zakładce Links.
- Jeśli plik jest roboczy i tymczasowy (screenshot, szybki mockup, plik do review) - można go wrzucić bezpośrednio do zakładki Files lub załączyć do taska.
Oprócz zakładek, w każdym tasku możesz używać komentarzy do bieżącej komunikacji - pytań, ustaleń, feedbacku. Pamiętaj o @mentions, żeby osoba, do której piszesz, dostała powiadomienie. Pisanie komentarza bez oznaczenia to jak mówienie do pustego pokoju.
Codzienny workflow
Efektywne korzystanie z Teamwork to nawyk, nie jednorazowa czynność. Oto jak powinien wyglądać Twój codzienny rytm pracy z narzędziem:
Rano: przejrzyj swoje taski
Wejdź w "My Work" lub dashboard. Sprawdź, co masz na dzisiaj. Zwróć uwagę na flagi priorytetów i zbliżające się due dates.
W trakcie: aktualizuj postęp
Jeśli skończyłeś część pracy - zaktualizuj progress (%). Jeśli napotkałeś blokadę - dodaj komentarz i oznacz osobę, która może pomóc (@mention). Ustaw tag "Oczekuje".
Po zakończeniu: zamknij task
Jeśli task jest zrobiony - oznacz jako "Complete". Jeśli wymaga review - reassign do tej osoby z komentarzem i tagiem "Weryfikacja" lub "Zatwierdzanie".
Na koniec dnia: szybki przegląd
Sprawdź, czy nie zostawiłeś nic otwartego bez due date lub assignee. Sprawdź logi czasu - czy mają opisy i poprawne tagi. Zaplanuj, co zrobisz jutro.
Widoki i nawigacja, które warto znać
Domyślny widok w projekcie. Taski pogrupowane w task listy. Możesz sortować po due date, priorytecie, assignee lub estimated time. Idealny do szybkiego przeglądu całego projektu.
Taski jako karty przesuwane między kolumnami (np. To Do, In Progress, Done). Świetny do wizualnego śledzenia postępu. Drag & drop - przesuwasz task między etapami.
Najwięcej informacji na raz. Możesz włączyć kolumny: priorytet, assignee, due date, estimated time, progress. Najlepszy do pracy z wieloma taskami jednocześnie i do bulk editów.
Pokazuje wszystkie taski przypisane do Ciebie ze wszystkich projektów. To Twój główny punkt startowy każdego dnia. Możesz filtrować po due date, priorytecie i projekcie.
Dodatkowe wskazówki
Pliki dotyczące taska - załączaj do taska (zakładka Files), a nie wysyłaj na Slacku. Slack to komunikator, Teamwork to archiwum projektu. Za 2 tygodnie nikt nie znajdzie pliku na Slacku, ale w tasku będzie od razu.
Teamwork potrafi wysyłać powiadomienia email, push (mobile) i SMS o nowych taskach, komentarzach i zmianach. Ustaw je tak, żeby nie przegapiać ważnych rzeczy, ale żeby nie zalało Cię spamem. Minimum: powiadomienia o nowych przypisaniach i komentarzach z @mention.
Teamwork ma aplikację na iOS i Android. Zainstaluj ją - pozwala szybko sprawdzić taski, odpowiedzieć na komentarz i zaktualizować status, nawet jeśli nie jesteś przy komputerze.
Komentarze służą do: pytań, ustaleń, informowania o postępie, feedbacku, dyskusji.
Opis taska służy do: aktualnych linków, wytycznych, kontekstu, wymagań. To zawsze aktualna wersja informacji.
Zasada: jeśli informacja jest trwała i ważna dla realizacji - daj ją do opisu. Jeśli to bieżąca komunikacja - użyj komentarza. Jeśli w komentarzu pojawił się nowy link zastępujący stary - zaktualizuj opis.
Twoja lista kontrolna - potwierdź, że rozumiesz
Kliknij na każdy punkt, który rozumiesz i akceptujesz. To nie jest test - to potwierdzenie, że znasz zasady, według których pracujemy.